Materialien

Allzu oft passiert es, dass man den Überblick über Materialen verliert, die man dringent für Beratungen benötigt. Man führt kleine Ordner in denen die Unterlagen sortiert werden. Aber ist das sinnvoll? Wie wollen Sie schnell herausfinden, wem Sie alles Unterlagen zu bestimmten Erkrankungen gegeben haben, geschweige denn schnell herausfinden, wo man diese nachbestellen kann, sollten sie zur Neige gehen?

Dazu wurde in beBob die Materialien-Übersicht im InHouse eingeführt. Hinterlegen Sie alle Materialien (auch gescante Unterlagen) und verwalten diese mit Hinweisen zum Inhalt, Anzahl der vorrätigen Exemplare, Verleger und ISBN. Diese Materialien können dann schnell und einfach mit wenigen clicks einzelnen Terminen bzw. Beratungen zugewiesen werden, so dass Sie immer wissen, welchem Klienten Sie welche Materialen gegeben haben.

Verlieren Sie nicht den Überblick!

Geburtstag!

beBob vergisst nun nichts mehr! Selbst die Geburtstage Ihrer Klienten werden fein säuberlich neben Ihren Terminen in der Wochenübersicht angezeigt – so auch Notizen und Wiedervorlagen bzw. Erinnerungen.

Fahrtkosten geltend machen!

Ab jetzt können zu einem Termin Fahrtkosten hinterlegt werden. Dazu einfach eine Adresse zum Termin hinterlegen und in die Übersicht der Fahrtkosten wechseln.

Sie können Kosten zu verschiedenen Sachverhalten geltend machen, wie dass Sie mit dem eigenem PKW unterwegs waren bzw. mit der S-Bahn oder mit einem Mietwagen. In einem Katalog in der Administration hinterlegen Sie Kilometerpauschalen zu den Auftraggebern für die Kostenabrechnung. Wenn Sie nun eine neue Fahrtkostenabrechnung anlegen und die Kilometer angeben (bzw. werden diese automatisch aus bereits hinterlegten Abrechnungen übernommen), erzeugt das System auf Wunsch eine Rechnung mit errechnetem Endbetrag aus Kilometern und Pauschale für die Abrechnung. Die Abrechnung an sich, erfolgt wie bei einer normalen Rechnung. D.h. Sie können diese Drucken oder einer Sammelrechnung beifügen.

Alle Fahrten werden für eine eventuelle Jahresabrechnung in einem Bericht zusammen efasst, falls Sie die Fahrten beispielsweise an das Finanzamt weitergeben müssen. Wählen Sie einfach das entsprechende Jahr und exportieren den Bericht nach MS Excel, wo Sie ihn für eine Weitergabe an Ihre Anforderungen anpassen können.

Auto-Vervollständigung der Terminplanung

Alle Daten, die Sie zu einem Klienten bzw. einer Firma hinterlegen werden bei der Terminplanung automatisch übernommen. So wird der Ort (Adresse) des Termins automatisch durch den Wohnort des Klienten bzw. Standort der Firma ersetzt. Das gleiche geschieht auch mit der abzurechnenden Krankenkasse. Sie können die Daten jederzeit verändern und sind nicht an die Vorgaben gebunden. Beispielsweise wenn der Termin in Ihren Räumlichkeiten stattfindet.

Berichte – Termine

Ein Punkt der bislang vernachlässigt worden ist, sind die Berichte. Wohl eines der wichtigsten Arbeitsmittel überhaupt! Nur hier erfahren Sie übersichtlich und strukturiert, wie Sie bzw. Ihre Mitarbeiter arbeiten. Einnahmen, Ausgaben, “Produktivität”.

Berichte sind meist statisch und beziehen sich auf einen bestimmten Sachverhalt. Das ist auch gut so – diese Berichte müssen nicht durch Sie konfiguriert werden, Sie müssen auch keine Abfragen selbst erzeugen, um Daten aus dem System zu erhalten. Die Daten werden sofort fertig angezeigt – Sie schauen nur noch. Die andere Form in beBob sind semi-dynamische Berichte, die Sie selbst anpassen können – je nach dem, was Sie wissen wollen.

Solch ein Bericht ist die Termin-Übersicht.

Hier wird explizit von Ihnen erwartet, dass Sie mit den Suchkriterien Ihren Bericht zusammenstellen.

Sie sehen in der Standardsicht alle Daten zu Ihren Terminen. Stellen wir uns vor, Sie wollen sehen, welche Termine bei welchen Auftraggebern in einem bestimmten Monat stattgefunden haben und wie oft.

Entfernen Sie alle Häkchen in den Suchkriterien und haken Sie “Auftraggeber” und “Beratungsdaten” an. Sie sehen nun nach dem aktualisieren des Berichts die Anzahl der Termine Ihrer Auftraggeber für den Monat September.

Sie können die Ausgabe auch anders gestallten, je nach dem, was Sie anhand Ihrer hinterlegten Termine wissen wollen. Beispielsweise auch wie oft ein bestimmter Mitarbeiter für einen Auftraggeber tätig war. Oder aus welchen Stadtbezirken Sie die häufigsten Aufträge erhalten. Experimentieren Sie!

Anamnese hinterlegen

Eine Anamnese wird immer zu einem Termin hinterlegt. Hierbei muss eine Anamnese nicht einmalig sein – Anamnese können mehrfach zu verschiedenen Terminen eines Klienten gespeichert werden.

Hierfür wurde eine Änderung in beBob vorgenommen. Ab der Version 2.X.060930.1 können die entsprechenden Laborwerte von Hand einer Anamnese zugefügt werden – für den späteren Ausdruck. Einfach “Laborwerte” in der Übersicht der Anamnese selektieren – die entsprechenden Laborwerte auswählen bzw. neu eingeben – fertig!

Folgetermine anlegen

Guppenschulungen planen Sie immer über mehrere Termine, meist am gleichen Ort und zur gleichen Zeit – nur im Datum unterscheiden sie sich. Also warum die Termine mehrfach immer mit den selben Daten von Hand eingeben, wenn es beBob automatisch erledigen kann? Für diesen Sachverhalt existieren in der Terminverwaltung die “Folgetermine”. Planen Sie einfach einen Termin – wie gewohnt – und wechseln in die Monatsübersicht der Folgetermine.

Sie sehen dort nicht viel, nur einen Kalender mit Tagen eines bestimmten Monats, den Sie mit Hilfe der Pfeile oder per direkter Eingabe bestimmen. Doppelklicken Sie nun auf einen der angezeigten Tage und es wird eine Kopie mit allen Daten des ursprünglichen Termins für den selektierten Tag angelegt. Mehrfacheingaben der immer gleichen Daten sind nicht nötig – planen Sie Ihre Termin schnell und ohne Fehleingaben.

Excel-Export

Immer dann, wenn Sie Ihre Daten aus beBob heraus anderwertig verarbeiten wollen, steht Ihnen der Excel-Export zur Seite. Sei es aus der Terminübersicht, den Laborwerten oder der Rechnungsverwaltung heraus. Durch den Excel-Export der in beBob erfassten Daten können Sie sich Ihre eigenen Datensichten zusammenstellen und nach belieben Ihren Bedürfnissen anpassen – ganz einfach.

Am Beispiel der Wochenübersicht der Terminplanung ist das leicht zu sehen. Exportieren Sie einfach die Tage, die Sie sich mit Hilfe der Suchkriterien selektieren, durch den Link “Excel-Export” (namendlich ist er so überall in beBob wiederzufinden). Wenn Sie sich die entstandene Excel-Datei ansehen, sieht sie ungefähr so aus:

Aus der Tatsache heraus, dass Excel nicht sofort alle in beBob verwendeten Datentypen sofort korrekt umsetzt, muss hier nur das Datum als Uhrzeit formatiert werden und fertig ist eine ausdruckbare Wochenübersicht, für Ihre Mitarbeiter oder für Sie selbst – für unterwegs.