Berichte über Berichte

In dem vergangenem Monat sind nun wieder einige Bericht hinzugekommen, von denen hier 2 kurz vorgestellt werden.

Der erste Bericht listet Ihnen alle Einzelberatungen und Geruppenschulungen eines bestimmten Monats und unterteilt diese in Einzelberatungen für Personen/Klienten (mehrmalige Beratungen, direkte Abrechnung mit Klient) und/oder Einzelberatungen in Unternehmen/Firmen bzw. bei Ärzten, wo Sie die Patienten meist nur einmalig sehen (hier erfolgt eventuell eine Abrechnung zu dem beauftragendem Unternehmen und nicht direkt mit der zu beratenden Person – beispielsweise bei Mitarbeiterschulungen).

Der zweite Bericht zeigt Ihnen die Personenanzahl je Einzelberatung. Nehmen Sie an, Sie wollen sehen, wie viele Personen insgesamt an einer Erstberatung teilgenommen haben – dann die Anzahl der Personen, die an einer Folgeberatung, wie der 2. Beratung teilnahmen und/oder wieviel Personen insgesamt 4 Beratungen wollten usw.

Diese Berichte sind ab dem Update Februar 07 enthalten.

Fahrtkosten geltend machen!

Ab jetzt können zu einem Termin Fahrtkosten hinterlegt werden. Dazu einfach eine Adresse zum Termin hinterlegen und in die Übersicht der Fahrtkosten wechseln.

Sie können Kosten zu verschiedenen Sachverhalten geltend machen, wie dass Sie mit dem eigenem PKW unterwegs waren bzw. mit der S-Bahn oder mit einem Mietwagen. In einem Katalog in der Administration hinterlegen Sie Kilometerpauschalen zu den Auftraggebern für die Kostenabrechnung. Wenn Sie nun eine neue Fahrtkostenabrechnung anlegen und die Kilometer angeben (bzw. werden diese automatisch aus bereits hinterlegten Abrechnungen übernommen), erzeugt das System auf Wunsch eine Rechnung mit errechnetem Endbetrag aus Kilometern und Pauschale für die Abrechnung. Die Abrechnung an sich, erfolgt wie bei einer normalen Rechnung. D.h. Sie können diese Drucken oder einer Sammelrechnung beifügen.

Alle Fahrten werden für eine eventuelle Jahresabrechnung in einem Bericht zusammen efasst, falls Sie die Fahrten beispielsweise an das Finanzamt weitergeben müssen. Wählen Sie einfach das entsprechende Jahr und exportieren den Bericht nach MS Excel, wo Sie ihn für eine Weitergabe an Ihre Anforderungen anpassen können.

Berichte – Termine

Ein Punkt der bislang vernachlässigt worden ist, sind die Berichte. Wohl eines der wichtigsten Arbeitsmittel überhaupt! Nur hier erfahren Sie übersichtlich und strukturiert, wie Sie bzw. Ihre Mitarbeiter arbeiten. Einnahmen, Ausgaben, “Produktivität”.

Berichte sind meist statisch und beziehen sich auf einen bestimmten Sachverhalt. Das ist auch gut so – diese Berichte müssen nicht durch Sie konfiguriert werden, Sie müssen auch keine Abfragen selbst erzeugen, um Daten aus dem System zu erhalten. Die Daten werden sofort fertig angezeigt – Sie schauen nur noch. Die andere Form in beBob sind semi-dynamische Berichte, die Sie selbst anpassen können – je nach dem, was Sie wissen wollen.

Solch ein Bericht ist die Termin-Übersicht.

Hier wird explizit von Ihnen erwartet, dass Sie mit den Suchkriterien Ihren Bericht zusammenstellen.

Sie sehen in der Standardsicht alle Daten zu Ihren Terminen. Stellen wir uns vor, Sie wollen sehen, welche Termine bei welchen Auftraggebern in einem bestimmten Monat stattgefunden haben und wie oft.

Entfernen Sie alle Häkchen in den Suchkriterien und haken Sie “Auftraggeber” und “Beratungsdaten” an. Sie sehen nun nach dem aktualisieren des Berichts die Anzahl der Termine Ihrer Auftraggeber für den Monat September.

Sie können die Ausgabe auch anders gestallten, je nach dem, was Sie anhand Ihrer hinterlegten Termine wissen wollen. Beispielsweise auch wie oft ein bestimmter Mitarbeiter für einen Auftraggeber tätig war. Oder aus welchen Stadtbezirken Sie die häufigsten Aufträge erhalten. Experimentieren Sie!